電子郵件簡介中必須包含的 4 個步驟才能取得成功 [免費模板]

您的品牌發送的每封營銷電子郵件都應該有明確的目的和背後的合理策略。 聽起來很簡單，對吧？ 儘管我們可能已經想到了這一點，但有許多因素會阻礙營銷人員實現電子郵件簡報可以解決的問題。

這些聽起來很熟悉嗎？

• 您最初的電子郵件計劃沒有經過深思熟慮。
• 您最初的電子郵件計劃是可靠的，但隨著正在進行的電子郵件從文案作者傳遞到設計師再到開發人員，該計劃會慢慢改變。
• 利益相關者遲到並改變計劃。

為您創建的每封電子郵件提供一份電子郵件簡介是解決這些問題的有力方法。 它還可以幫助您從電子郵件活動中獲得更多收益，從而推動您的整體營銷策略取得成功。

在這篇文章中，我們將引導您完成：

• 什麼是電子郵件摘要？
• 為什麼要使用電子郵件簡報？
• 你如何寫一個好的電子郵件簡介？

讓您的團隊步入正軌 電子郵件簡報有助於確保電子郵件的目標、消息傳遞、受眾和時間安排清晰——從開始到執行。 防止您的電子郵件在翻譯過程中丟失，並與您最初的目的和策略保持一致。 獲取您的免費電子郵件簡要模板 →

什麼是電子郵件摘要？

電子郵件簡介應概述電子郵件的目標、受眾、消息傳遞、時間安排、關鍵績效指標 (KPI) 和其他重要細節。 電子郵件簡介充當電子郵件在整個製作過程中的指南針。 把它想像成你的北極星——它讓利益相關者儘早了解情況並幫助整個團隊保持一致。

為什麼你應該創建電子郵件簡報

那麼你應該使用電子郵件簡介嗎？ 簡短的回答是：是的！ 這就是原因。

讓利益相關者保持一致

在電子郵件的構思階段創建電子郵件簡介並與所有利益相關者共享可確保每個人都同意電子郵件的目的和計劃。 這可以避免在審查過程和最後一刻的更改中來回反饋的麻煩。 最終，這可以節省您和您的團隊的時間（和頭痛）。

引導您的團隊朝著正確的方向前進

電子郵件簡報對所有電子郵件營銷計劃都很有價值，尤其是當您的電子郵件營銷計劃數量龐大、團隊龐大或與許多利益相關者合作時。 特別是，它們對於需要就他們為客戶創建的電子郵件範圍提供明確指導的機構來說至關重要。

文案撰稿人、設計師和開發人員可以回顧電子郵件簡介，以確保他們所做的事情是合適的，並且沒有範圍蔓延。 然後 - 在流程結束時 - 將根據摘要檢查最終電子郵件，以查看交付的內容是否符合要求。

提高營銷活動的成功率和投資回報率

根據我們的 2020 年電子郵件工作流狀態報告，由於 COVID-19 導致工作流發生變化，團隊不太可能使用簡報來規劃內容。 我們的調查顯示，41% 的團隊從未使用過電子郵件簡報，高於 2019 年的 31%。這是一個錯誤。

我們明白——您必須快速行動並適應不可預測的變化。 但這也意味著你更容易出錯和溝通不暢，最終需要更多的時間來糾正。 電子郵件簡介不必很長。 他們值得。

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使用電子郵件簡報的營銷人員始終比不使用電子郵件的營銷人員看到更高的投資回報 (ROI)。

根據 2020 年電子郵件現狀調查數據，與僅偶爾使用（37 美元）或根本不使用（34 美元）的團隊相比，為每封電子郵件使用電子郵件簡介的團隊的​​投資回報率為 43 美元。 這意味著如果您不使用電子郵件簡報，您可能會錯失 26.5% 更高的投資回報率——而且加起來。 例如，如果您品牌的年電子郵件收入為 100 萬美元，而您沒有使用電子郵件簡報，則您可能會錯失 265,000 美元。

簡報之所以如此與眾不同，是因為它可以幫助您在電子郵件營銷策略中投入更多思考——在正確的時間將正確的內容髮送給正確的受眾。

你如何寫一篇好的摘要？

創建電子郵件簡介不必花費很長時間。 事實上，為相當常規的電子郵件創建一個應該相對較快。 例如，您可以通過為常規電子郵件（例如每月時事通訊）預先填寫電子郵件摘要的部分內容來加快該過程，這些電子郵件可能始終具有相同的受眾和目標。

然而，電子郵件越複雜，撰寫電子郵件摘要所需的時間就越多，而電子郵件摘要可能為您節省的時間和痛苦也就越多。

我們建議採用四步電子郵件簡介和規劃流程。 只有第 1 步對於電子郵件創建的概念階段至關重要。 第 2 步和第 3 步更多地涉及文案寫作，第 4 步涉及電子郵件設計。 盡可能對您的組織和流程有意義。

1. 定義電子郵件的目的和目標

要深入了解電子郵件的核心，您必須回答這八個關鍵問題。 如果您無法回答其中一個，最好不要繼續發送電子郵件，直到您與團隊重新聯繫並獲得這些關鍵問題的答案。

誰應該得到這個信息？

所有訂閱者？ 特定的細分市場？ 只有那些採取行動？

明確定義列表中的哪些人應該收到您的電子郵件。 只有在過去一個月內打開過電子郵件的訂閱者？ 之前購買過嗎？ 或者住在特定的郵政編碼？

在另一面，它也是重要的考慮誰不應該得到你的電子郵件。

您想從發送中排除特定的段嗎？ 如果您要宣傳一種產品，您可能希望排除剛剛購買該產品的人。 或者，如果您要為另一封電子郵件保存一個段，請務必注意這一點。

無論您的受眾是什麼，請明確定義它，最好使用 ESP 中的受眾選擇工具中使用的術語。

如果是自動或事務性電子郵件，則您的細分由觸發器定義。 例如，您可能會問的一些問題是：

• 是放棄在線購物車的人還是剛剛購買的人？
• 您的電子郵件會發送給最近打開或 6 個月內未打開的人嗎？
• 您是否正在發送電子郵件來記錄里程碑時刻，例如訂閱者的生日？ 產品是否有貨？

您希望這些訂閱者採取什麼行動？

這基本上是您的電子郵件的目標。 您希望人們購買還是捐贈？ 報名參加活動？ 在社交媒體上使用主題標籤？

具有一個非常明確的主要號召性用語 (CTA) 的電子郵件往往效果更好。 但是您可以擁有多個 CTA 嗎？ 當然可以，但請注意，您可能會淡化電子郵件中的信息。 輔助 CTA 有其一席之地，但電子郵件的層次結構應清楚表明您最希望訂閱者採取什麼行動。

為什麼這些訂閱者會被激勵採取該行動？

想一想什麼可以促使您的訂閱者進行轉換：折扣、截止日期、引人注目的信息、情感吸引力等。

嘗試確定哪種消息傳遞最有效地讓您的電子郵件收件人採取所需的操作。 沒有把握？ 也許 A/B 測試是有序的。

這些訂閱者應該什麼時候收到消息？

立即地？ 某一天？ 是早上、下午還是晚上？

時機至關重要。 如果您的訂閱者需要預先警告以利用您的 CTA——就像他們計劃參加音樂會或網絡研討會一樣——那麼提前發送電子郵件。 另一方面，如果他們希望立即收到（例如密碼重置電子郵件或購買確認電子郵件），則盡快發送。

發送日期和時間也會影響性能。 電子郵件的時間安排也會影響設計考慮（在下一個問題中討論）。

這些訂閱者可能在哪裡閱讀消息？

考慮您的訂閱者使用哪些電子郵件客戶端或最受歡迎的電子郵件客戶端，以及他們將使用台式機還是移動設備。

有幾個因素會影響電子郵件的開放環境。 例如，在周末或工作週的工作時間以外發送電子郵件可能會將您的電子郵件打開方式從桌面應用程序或網絡郵件客戶端顯著轉移到移動設備。

請記住，您的訂閱者使用的電子郵件客戶端將與其他品牌訂閱者使用的電子郵件客戶端不同。 考慮這些差異很重要，因為它們會影響電子郵件的設計和內容。

例如，如果您的大多數訂閱者在 Outlook 2007-2019 桌面上打開他們的電子郵件，那麼使用動畫 GIF 可能是不明智的，因為這些電子郵件客戶端阻止了動畫。 如果您的訂閱者使用深色模式，則您需要稍微不同地設計您的電子郵件。

我們強烈建議您使用 Litmus Email Analytics 之類的工具來更全面地了解您的訂閱者使用哪些電子郵件客戶端。

更好地了解您的聽眾 查看訂閱者打開的位置，以及他們是否閱讀、瀏覽或刪除了您的電子郵件。 向前跟踪和打印，按設備比較參與度等。 然後，使用這些見解來推動您的細分。 了解更多 →

您將如何衡量這封電子郵件的成功？

考慮您的 KPI，這些 KPI 可能是收入、下載量、潛在客戶、點擊次數、打開次數或其他內容。

這是你會回答，因為你怎麼回答它可能會改變你如何回答您的電子郵件簡短的所有其他問題的最重要的問題。 此外，如果您的電子郵件團隊和業務利益相關者以不同的方式衡量特定電子郵件的成功，那麼您可能需要重新召集您的總體戰略和目標。

這封電子郵件是一系列消息的一部分，還是訂閱者或客戶旅程的一部分？

這封電子郵件如何建立在以前的郵件基礎上並設置下一封郵件？ 語境很重要。 這封電子郵件如何建立在先前的電子郵件之上，或者如何推動您的訂閱者在他們的旅程或互動中前進？

您是否有任何補充材料對回答之前的任何問題很重要？

案例研究？ 博文？ 競爭對手的電子郵件？

通常，電子郵件靈感來自另一封電子郵件博客文章，或您的團隊成員看到的報告。 如果您認為對您的文案撰稿人、設計師、開發人員或利益相關者有幫助，請包括任何參考或支持內容。 然後，確保將其包含在電子郵件簡介中。

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2. 定義收件箱策略

使用您在第 1 步中的答案製定收件箱策略，以了解如何從最有可能轉化的人那裡獲得打開機會。 我們也稱其為“信封”信息。 這是第一印象——您的訂閱者首先在收件箱中看到的內容。

您的發件人或姓名是什麼？

您的訂閱者希望從誰那裡收到電子郵件？ 您不想使用他們不會立即識別的名稱。

大多數時候——如果不是所有的時候——你會希望你的名字是你的品牌名稱，因為這是你的訂閱者最熟悉的名字。 如果您對使用銷售人員的名字或 CEO 的名字感到強烈，請問自己：為什麼我認為這個名字更有可能產生參與度？

如果是因為您認為收件人更有可能打開來自陌生人的電子郵件而不是您的品牌，那麼您只是在操縱訂閱者，這是一個糟糕的短期策略和令人沮喪的長期策略。

如果您真的相信使用名稱對於識別目的很重要，請考慮使用此人的姓名和您的品牌名稱。 例如，您可以將發件人姓名設為“FirstName at CompanyName”或“FirstName LastName, CompanyName”。

在 Litmus，當我們想要使用姓名作為發件人姓名時，我們使用“FirstName at CompanyName”方法。 例如，您會收到“Melissa at Litmus”為Leading FWD 發送的後續電子郵件，這是我們CMO 的時事通訊。

你的電子郵件地址是什麼？

確保它包含您的品牌名稱，讓您的訂閱者更加確信電子郵件確實來自您。

你的回复地址是什麼？

與您的發件人電子郵件地址一樣，請確保您的回复地址包含您的品牌名稱——再次確保電子郵件是合法的。 避免使用使關係感覺單一的無回复@地址。

你的主題是什麼？

是品牌上的嗎？ 它是否讓訂閱者對電子郵件的內容有一個體面的認識？

主題行可能是最容易被誤解的電子郵件營銷元素。 這有時會導致營銷人員使用破壞品牌目標的主題行策略，包括使用誤導性的主題行來犧牲品牌信任，以期獲得更多機會，這種交易永遠不值得。

主題行也因拖到最後一分鐘而聞名。 這種趨勢也是主題行錯誤太常見的原因。

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你的預覽文字是什麼？

通常出現在收件箱中主題行的下方或右側，您的預覽文本應支持並擴展您的主題行。

品牌越來越善於深思熟慮地定義此文本，而不僅僅是讓電子郵件頂部的任何文本或鏈接被拉入這個高度可見且有價值的空間。 然而——就像主題行一樣——預覽文本往往是在最後一刻寫的，因此容易出現類似的錯誤。

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3. 定義你的身體內容策略

您的電子郵件的正文內容是您電子郵件的核心 - 向您的訂閱者傳達的主要信息。 它應該激勵開場白采取行動，並繼續您在第 2 步中為“信封”內容設置的信息。

一個好的正文內容策略不僅應該為您的訂閱者提供價值，還應該幫助您的企業實現其目標。 在定義電子郵件的主要消息時，需要考慮以下一些問題。

你的標題是什麼？

最好保持這些簡短有力。 電子郵件注意力持續時間不長； 閱讀電子郵件的平均時間約為 11 秒。 因此，您的標題必須引人注目並吸引人們繼續閱讀或採取行動。

如果你有副標題，它們是什麼？

保持你的小標題有趣，以鼓勵訂閱者繼續滾動瀏覽整個電子郵件。 將副標題視為正文副本的預覽文本——它們應該作為標題的延伸。

身體副本是什麼？

就像你的標題（和副標題）一樣，保持你的正文清晰簡潔。 旨在將文本塊限制為不超過六行。 請記住：您可以進行對話，並不總是使用完整的句子。 考慮使用項目符號列表。

你的號召性用語是什麼？

像“點擊這裡”這樣的東西通常太模糊了。 最佳做法是使用以行動為導向、以訂閱者為中心的詞語，例如“進入候補名單”或“購物並節省 25%”。 更不用說，它非常適合電子郵件可訪問性和屏幕閱讀器。 將您的 CTA 限制在五個字以內，並嘗試盡可能無縫地過渡到您的 CTA。 從正文中閱讀是否感覺自然？ 直接從標題中略讀怎麼樣？

你的支持圖形或圖像是什麼？

您使用的是生活方式還是產品圖片？ 公司或客戶來源的圖像？ 動畫 GIF 或視頻？ 無論哪種方式，支持或說明您的信息的引人注目的視覺效果都是要走的路。

如果您的電子郵件將包含輔助消息，請將這些問題也應用於這些問題。

4. 勾畫您的內容層次結構

充實電子郵件的願景將有助於將其變為現實。 這樣做不僅可以幫助您直觀地組織您的內容，還可以幫助您反思在電子郵件交付生產之前可以進行的任何改進。

這本質上是您電子郵件的一個非常粗略的模型。

首先將其視為模塊化電子郵件。 列出第 3 步中電子郵件最重要的組成部分。然後，處理支持它的其他元素。

請記住：牢記訂閱者的需求！

讓這提供一個直觀的直覺檢查你試圖進入這封電子郵件的內容。 完成後，仔細檢查電子郵件是否實現了您最初表達的目標，以確保您在創建高性能電子郵件的過程中步入正軌。

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最好的電子郵件始於計劃。 以電子郵件簡介開始您的流程將使您、您的團隊和所有其他利益相關者在電子郵件從生產到訂閱者收件箱的過程中變得清晰——所有這些都將您的目標牢記在心。 它不僅可以改善您的工作流程，還可以改善訂閱者體驗。 是時候把一切付諸行動了！

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最初由 Chad S. White 於 2018 年 9 月 15 日出版。 最後更新於 2021 年 4 月 29 日。