什麼是工作流自動化？ 快速指南
已發表: 2022-08-23“在區域內”是非常有價值的。 另一方面，被帶出你的區域去做一些日常的忙碌工作是很煩人的。 工作流自動化可以解決這個問題，讓您和您的團隊保持正常的生產力。
工作流自動化軟件讓團隊掌握大事，而日常事務則在後台處理。 使用工作流自動化可以提高業務流程的效率。
什麼是工作流自動化？
工作流自動化通過觸發動作的觸發器來簡化業務流程。 它在軟件應用程序的幕後工作，以推進任務或更改其狀態、優先級、標籤等。
您可以將自動化應用於許多不同的應用程序。 在項目管理中，您可以通過應用在滿足某些參數時觸發的觸發器來自動執行任務。 工作流是一組步驟，通常是可重複的，用於完成業務流程。
要使用工作流程自動化，您需要項目管理軟件。 ProjectManager 是一款基於雲的工作和項目管理軟件，旨在連接混合團隊。 它有多個項目視圖，您可以在每個視圖上自動化功能。 您可以根據需要添加任意數量的觸發器。 甚至還有任務批准來控制流程並確保只有獲得授權的人才能更改任務的狀態。 立即免費開始使用工作流自動化。
為什麼選擇工作流自動化？
使用工作流自動化有很多好處。 主要原因是它通過簡化業務流程來節省時間。 它可以讓您的團隊專注於他們工作中更具創造性的方面，而該軟件可以自動執行必要但乏味的較小任務。
工作流程自動化不僅可以幫助您更快地工作，還可以減少您所犯的錯誤。 當工作自動化時，它消除了人為錯誤的可能性。 面對現實吧; 通常情況下，我們必須返回並修復由拼寫錯誤或其他一些小問題造成的錯誤。 工作流程自動化將這些錯誤排除在外。
如果您通過更少的事故節省時間，這意味著您可以更輕鬆地擴展您的業務，這是工作流自動化的另一個好處。 擁有工作流程自動化可以使小型企業更具競爭力，尤其是在與大型企業競爭時。 工作流程自動化可幫助企業更快地工作、更快地關閉潛在客戶並騰出時間在繁忙的工作上，從而更好地為客戶服務。
如果您必須遵守政策合規性，這也很有幫助。 您會發現審批週期縮短了，管理人員提高了可見性和控制力。 您還會發現它提高了團隊士氣，因為他們能夠專注於您僱用他們的人才。 管理工作量，改進流程：使用工作流自動化的原因可以繼續下去。
什麼是工作流自動化軟件？
工作流自動化軟件的目的是使業務操作更易於管理。 正如我們上面提到的，這會導致更高的效率和生產力，並改善客戶體驗。 例如，ProjectManager 的甘特圖和其他項目視圖具有內置的自動化功能，可幫助您在更短的時間內更好地管理工作。
工作流自動化軟件通過標準化和自動化表單和流程來工作，包括數據如何在系統之間傳遞。 換句話說，它是系統之間數據的結構化移動。 但你只需要知道它的工作原理是：“如果這個，那麼那個。”
各個行業的專業人員都可以使用工作流自動化軟件，例如營銷。 在那裡，它可以簡化潛在客戶收集、管理付費活動、報告指標等。 社交媒體經理可以使用它跨平台共享內容。 銷售人員可以跟進潛在客戶、安排演示並跟踪銷售渠道。 它還可以服務於會計業務、電子商務，當然還有項目管理。
ProjectManager就是這樣一款工作流自動化軟件，嵌入在工作和項目管理軟件中。 這意味著它具有您計劃、監控和報告項目所需的功能，但您也可以自動化其中的許多業務流程。
如何自動化工作流程
在自動化工作流程過程時，您需要為任務在您的工作流程中移動時所採用的路徑設置規則。 通常，您還可以識別那些有權推進任務並更改其狀態的人。
- 您需要做的第一件事是為軟件設置規則以了解它應該做什麼。 默認設置通常是任何從事該任務的人都有權更改其狀態。 基本狀態從to-do、doing to done流向。 但是，可以編輯狀態，也可以將新狀態添加到工作流中。
- 現在，您要為每個狀態創建規則。 在大多數情況下，您可以為每個狀態添加多個規則。 選擇適合該過程的權限。 也就是說，也許團隊中的任何人都可以將任務從待辦事項轉移到完成狀態，但您只希望經理同意將狀態更改為已完成狀態。 大多數工作流程自動化將允許您限制誰可以更改狀態。
- 可以為流程的任何階段設置此批准設置。 因此，您可以在設置工作流程自動化時決定誰可以更改狀態，誰不能。 這允許質量控制，並讓管理人員有一種安全感，即工作正在按照項目計劃中設定的標準完成。
- 設置完所有觸發器、操作和批准後，您需要保存工作流。 借助許多工作流程自動化軟件工具，您還可以將自定義工作流程從一個項目複製到另一個項目。
大多數具有任務批准的工作流自動化也將具有自動通知授權人員更改狀態以保持流程運行的觸發器。 很多時候，受限用戶將能夠請求批准以避免瓶頸。
ProjectManager 中的自動化工作流示例
ProjectManager 具有遵循簡單“如果，那麼”邏輯的自動化工作流程。 您可以根據需要使用盡可能多的觸發器來設置工作流中的操作。
我們有狀態、優先級、進度、標籤刪除或添加、批准、添加或刪除受讓人、計劃工時、實際工時、剩餘工時、實際成本、計劃成本、計劃持續時間和實際持續時間的觸發器。
這些觸發器可以創建以下操作：設置狀態、分配用戶、設置優先級、設置進度、添加標籤和刪除標籤。 當用戶觸發觸發器時，這些操作會自動發生，除非該用戶無權更改任務的狀態。 如果是這種情況，那麼任何獲得授權的人都會被自動通知，或者用戶可以請求批准。
您可以將自動化規則添加到任何工作流，即使該工作流未自定義。 規則可以很簡單也可以很複雜，這取決於您的需要。 以下是我們軟件中工作流程自動化的示例。
ProjectManager 為您提供工作流程自動化和更多功能
ProjectManager 是基於雲的工作和項目管理軟件，具有多個項目視圖，並且與核心協作，允許混合團隊在他們想要的時間、地點和方式工作。 自動化只是蛋糕上的糖霜。
計劃交互式甘特圖
工作流程自動化、自定義工作流程和任務批准有助於簡化您的流程，但首先，您必須有一個項目計劃。 管理人員可以使用在線甘特圖進行計劃，從而輕鬆鏈接依賴關係以避免延遲，設置里程碑以跟踪進度並與團隊和利益相關者共享。 您可以篩選關鍵路徑，然後設置基線以實時跟踪計劃的工作量與實際工作量。
使用實時儀表板查看進度和績效
您的團隊得到他們的任務，並且可以在多個項目視圖上進行協作，例如任務列表、看板和日曆視圖，所有這些都一起更新，因此有一個單一的事實來源。 但是您如何監控他們的活動，尤其是如果他們不在辦公室工作時？ 我們的實時儀表板自動收集實時數據並將其轉換為跟踪六個項目指標的彩色圖表。 最重要的是，無需設置。
通過一鍵式報告深入了解數據
當您需要的不僅僅是項目的高級視圖時，我們的報告可以一鍵生成，為您提供有關時間、成本、工作量等方面的數據。 可以過濾所有報告以僅顯示您想要查看的內容。 然後，它們可以作為 PDF 附件共享，或者如果您的利益相關者希望以這種方式保持更新，甚至可以打印出來。
我們不僅有工作流程自動化，還有自動電子郵件通知和應用程序內警報，讓您在有人評論或更新您正在處理的任務時及時更新。 管理人員可以使用安全的時間表跟踪這些任務的進度，並確保他們的團隊的任務與資源管理工具相平衡，從而確保每個人都在全力以赴。 我們涵蓋了項目管理的所有基礎。
ProjectManager 是適用於混合團隊的屢獲殊榮的工作和項目管理軟件。 借助工作流自動化、多個項目視圖和協作平台，團隊可以更高效地工作，並且管理人員擁有控制項目質量的工具。 加入 NASA、西門子和雀巢等組織的團隊，他們使用我們的工具取得成功。 立即免費開始。